Las video-conferencias se han convertido en la orden del día al momento de reunirnos con el equipo de trabajo, clientes y hasta mantener una vida social. Esta modalidad es nueva para muchos por lo que hay detalles que no se toman en consideración al momento de participar de estas reuniones.
Si no estás claro lo que significa, las video conferencia no es otra cosa que un sistema interactivo que permite que varios usuarios se puedan conectar simultáneamente para tener una conversación por medio de una transmisión en vivo a través del Internet. Dependiendo del programa que utilices puedes discutir presentaciones, chatear, presentar productos, ver eventos, etc.
Algunos programas para este fin son:
- Zoom Meeting
- Skype
- Teams de Microsoft
- Google Hangouts
- Messenger Rooms de Facebook
- Go To Meeting
Ya que nos ha tocado adaptarnos a esta nueva tecnología para trabajar y hasta para socializar, te presento algunos consejos para aprovecharla al máximo y utilizarla de manera correcta.
- Explora el programa que vas a utilizar. Dependiendo el grupo con quien te vas a reunir o el propósito de la misma, hay diferentes plataformas ideales para cada ocasión. Familiarízate con la que vayas a escoger para que tengas claras todas las herramientas que puedes aprovechar.
- Cita a las personas con un tiempo de anticipación. Envía un correo electrónico o mensaje de texto para acordar fecha y hora de la reunión, así como el programa que vas a utilizar. Solicita una confirmación de los participantes para que tengas claro cuantas personas van a participar y organices la dinámica de acuerdo a los participantes.
- Confirma que las personas con quienes te vas a reunir tengan acceso al programa y sepan manejarlo.
- Prueba la tecnología antes de comenzar la reunión.
Esto incluye:
- La conexión del Internet
- Computadora, tableta o celular que vas a utilizar para conectarte.
- Micrófonos o audífonos.
- Luces que vayas a utilizar para la iluminación.
5. Si tu reunión incluye la presentación de algunos productos, servicios o ilustración de algún proceso, no olvides tener todos los materiales que necesitas a la mano. Ubícalos cerca de manera que trates de no abandonar la reunión para gestionar cualquier cosa.
- Sigue siendo una reunión formal, tu imagen y vestimenta deben ser apropiadas para la misma.
- Recuerda que te están viendo en todo momento, cuida tu lenguaje corporal y vocabulario.
- Si es la primera vez que muchos de los participantes van a estar utilizando la tecnología, pueden realizar una prueba horas antes para aclarar cualquier duda y poner todo a funcionar adecuadamente.
- Avísale a todos en tu casa que te encuentras en una video-conferencia para evitar interrupciones innecesarias.
- Escoge un lugar con buena iluminación y sin muchos ruidos que te interrumpan.
- Presta atención a todos los participantes para que no vayas a hablar a la misma vez.
- Toma nota de lo que se discute en la reunión.
- Si es un evento social, trata de ubicar la cámara en un solo lugar, de manera que se pueda apreciar bien la actividad que se desea transmitir.
En conclusión una buena planificación puede hacer que cualquier reunión virtual sea todo un éxito. Estas reuniones se ha convertido en una nueva realidad, así que mejor nos preparamos para aprovecharlas al máximo.
